Microsoft Office Access 2007 stellt leistungsfähige Tools bereit, mit denen Sie in kurzer Zeit die Nachverfolgung, Berichterstellung und Freigabe von Informationen in einer verwaltbaren Umgebung starten können. Dank der neuen interaktiven Entwurfsfunktionen, der integrierten Bibliothek mit Vorlagen für Nachverfolgungsanwendungen sowie der Verwendung von Daten aus vielen verschiedenen Datenquellen, einschließlich Microsoft SQL Server, können Sie mit Office Access 2007 im Handumdrehen ansprechende und funktionale Nachverfolgungsanwendungen erstellen, ohne dass dazu umfassende Datenbankkenntnisse erforderlich sind. Sie können schnell Anwendungen und Berichte für geänderte Unternehmensanforderungen erstellen und anpassen. Mit der neuen, erweiterten und vollständigen Integration in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 hilft Ihnen Office Access 2007 beim Freigeben, Verwalten, Überwachen und Sichern von Informationen.
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Schnelles Starten der Nachverfolgung von Informationen
Effektives gemeinsames Nutzen nachverfolgter Informationen mit anderen Benutzern
Erstellen und Anpassen von Berichten an Ihre Unternehmensanforderungen
Verwalten und Überwachen von Informationen
Zu Office Access 2007 gehört eine Reihe integrierter Nachverfolgungsanwendungen in der Form von Vorlagen, mit denen Sie schnell beginnen können. Verwenden Sie sie unverändert, oder erweitern und optimieren Sie sie auf die von Ihnen gewünschte Weise. Sie können neue Ansichten und Layouts, verbesserte Sortier- und Filterfunktionen, Rich-Text, mehrwertige Felder, geteilte Formulare und viele andere neue Features einsetzen, um umfangreichere, bessere Nachverfolgungsanwendungen zu erstellen und nachverfolgte Informationen effektiv gemeinsam mit anderen Benutzern zu nutzen.
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Neue verbesserte Benutzeroberfläche
Hervorragende Vorlagen für die ersten Schritte
Erweitertes Sortieren und Filtern
Gestapelte und tabellarische Layouts
Automatischer Kalender für die Datumsauswahl
Schnelleres Erstellen mithilfe der Registerkarte "Erstellen"
Schnelles Erstellen von Tabellen mithilfe der verbesserten Datenblattansicht
Feldvorlagen zum Erstellen neuer Felder
Datentyp "Anlage" zum Speichern von Bildern, Grafiken, Office-Dateien oder einem beliebigen Dateityp
Verwenden einer alternativen Hintergrundfarbe
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Mit Office Access 2007 können Sie sich schnell mit der neuen Benutzeroberfläche, mit Vorlagen und neuen Produktivitätsfeatures vertraut machen und diese verwenden.
Neue verbesserte Benutzeroberfläche
Office Access 2007 weist eine neue Benutzeroberfläche auf, die völlig neu gestaltet wurde, um Ihre Produktivität zu steigern. Dadurch arbeiten und lernen Sie schneller und führen Suchvorgänge wesentlich schneller durch. Die neue Benutzeroberfläche verwendet einen Standardbereich, die so genannte Multifunktionsleiste. Sie ersetzt die Menüs und Symbolleisten aus früheren Versionen von Access.
Mit der Multifunktionsleiste können Sie verwandte Befehlsgruppen schneller auffinden. Wenn Sie z. B. ein neues Formular oder einen neuen Bericht erstellen müssen, finden Sie dieses bzw. diesen auf der Registerkarte Erstellen. Die neue Oberfläche erleichtert das Auffinden der benötigten Befehle, und Sie werden Features finden, die Sie andernfalls möglicherweise nicht bemerkt hätten. Denn mit den in Office Access 2007 verwendeten Registerkarten sind die Befehle über die Benutzeroberfläche schneller zugänglich und sind nicht mehr in verschachtelten Menüs verborgen. Dadurch entfällt ein Großteil der lästigen Suche nach Menübefehlen.
Außerdem sind Sie dank des neuen Fensters Erste Schritte bei Microsoft Office Access schneller einsatzbereit. Dieses Feature ermöglicht den schnellen Zugriff auf Informationen zu den ersten Schritten mit Access, einschließlich des Zugriffs auf eine Bibliothek mit professionellen Datenbankvorlagen.
Dies sind die wichtigen neuen Benutzeroberflächenelemente in Office Access 2007:
- Seite Erste Schritte mit Microsoft Office Access – Diese Seite wird angezeigt, wenn Sie Access über das Startmenü oder über eine Desktopverknüpfung starten.
- Multifunktionsleiste – Der Bereich oben im Programmfenster, in dem Sie
Befehle auswählen können.
- Registerkarte für Befehle – Befehle werden so angezeigt und zusammengefasst, dass Sie in der jeweiligen Situation die entsprechenden Befehle finden.
- Registerkarte für Kontextbefehle – Eine Befehlsregisterkarte, die kontextabhängig angezeigt wird, also abhängig vom bearbeiteten Objekt oder von der ausgeführten Aufgabe. Diese Registerkarte enthält die Befehle, die höchstwahrscheinlich auf die jeweilige Situation zutreffen.
- Katalog – Ein neues Steuerelement, in dem Auswahloptionen grafisch dargestellt werden, damit Sie vorher das Ergebnis überprüfen können. Kataloge werden in der gesamten Benutzeroberfläche von 2007 Microsoft Office System verwendet. Sie können damit ein Ergebnis erzielen, ohne dass Sie sich darüber den Kopf zerbrechen müssen, wie Sie dies erreichen.
- Symbolleiste für den Schnellzugriff – Eine einzelne Standardsymbolleiste, die in der Multifunktionsleiste angezeigt wird und mit einem einzigen Mausklick den sofortigen Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Befehle wie z. B. Speichern und Rückgängig ermöglicht.
- Navigationsbereich – Der Bereich auf der linken Seite des Fensters, in dem Datenbankobjekte angezeigt werden. Der Navigationsbereich ersetzt das Datenbankfenster aus früheren Versionen von Access.
- Dokumente im Registerkartenformat – Tabellen, Abfragen, Formulare,
Berichte und Makros werden als Dokumente im Registerkartenformat
angezeigt.
- Statusleiste – Die Leiste am unteren Rand des Fensters, in der Statusinformationen angezeigt werden. Sie enthält Schaltflächen, mit denen Sie zwischen Ansichten wechseln können.
- Minisymbolleiste – Ein mit einer Symbolleiste vergleichbares Element, das über markiertem Text angezeigt wird, damit Sie auf einfache Weise Formatierungen wie z. B. Fett- oder Kursivformatierung anwenden oder die Schriftart ändern können.
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Hervorragende Vorlagen für die ersten Schritte
Im Fenster Erste Schritte mit Microsoft Office Access können Sie schnell mit dem Erstellen Ihrer Datenbank beginnen. Sie können Ihre eigene Datenbank erstellen oder aber eine unserer professionellen Datenbankvorlagen verwenden.
Jede Vorlage stellt eine vollständige Nachverfolgungsanwendung dar, mit vordefinierten Tabellen, Formularen, Berichten, Abfragen, Makros und Beziehungen. Die Vorlagen sind so wie sie sind sofort einsetzbar, damit Sie schnell mit Ihrer Arbeit beginnen können. Wenn der Vorlagenentwurf Ihren Anforderungen entspricht, können Sie loslegen! Andernfalls können Sie die Vorlage als Ausgangsbasis zum Erstellen einer Datenbank verwenden, die Ihre speziellen Anforderungen erfüllt.
Office Access 2007 enthält eine Sammlung von vorgefertigten Datenbankvorlagen. Sie können auch im Fenster Erste Schritte mit Microsoft Office Access eine Verbindung mit Microsoft Office Online herstellen und die neuesten oder überarbeiteten Vorlagen herunterladen.
Die folgenden Vorlagen werden bereitgestellt:
- Aufgaben
- Ereignisse
- Institut
- Kontakte
- Marketingprojekte
- Posten
- Probleme
- Projekte
- Schüler
- Verkaufspipeline
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Erweitertes Sortieren und Filtern
Sie müssen schnell einen passenden Wert finden oder eine Spalte mit Daten sortieren? Mit dem neuen AutoFilter-Feature von Office Access 2007 werden die ohnehin bereits leistungsfähigen Filterfunktionen optimiert, damit Sie schnell die benötigten Daten erhalten. Sie können auf einfache Weise eine Auswahl unter den Werten in einer Spalte treffen, was hilfreich ist, wenn Sie sich nicht an den Namen erinnern. Sie können aber auch die Werte sortieren, indem Sie Kontextmenüoptionen im Textformat verwenden, wie z. B. Nach Datum sortieren (aufsteigend) oder Nach Größe sortieren (aufsteigend).
Die am häufigsten verwendeten Filteroptionen finden Sie in Menübefehlen, oder Sie verwenden Schnellfilter zum Einschränken der Informationen basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten. Die angezeigten Schnellfilteroptionen hängen vom Datentyp ab. Für Text, Daten und numerische Informationen werden die entsprechenden Optionen angezeigt.
Diese neuen Filter- und Sortierfeatures ermöglichen ein einheitliches Arbeiten in Office Access 2007 und Microsoft Office Excel 2007.
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Layoutansicht
Mit der neuen Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen während des Browsens vornehmen. Auf diese Weise können Sie häufig verwendete Entwurfsänderungen ausführen, während Sie ein Liveformular oder einen Livebericht anzeigen. Beispielsweise können Sie ein Feld hinzufügen, indem Sie dieses aus dem neuen Bereich Feldliste ziehen, oder aber Eigenschaften mithilfe des Eigenschaftenblatts ändern. Die Layoutansicht unterstützt die neuen gestapelten und tabellarischen Layouts – Steuerelementgruppen, die Sie als Ganzes bearbeiten können, damit Felder, Spalten, Zeilen oder ganze Layouts problemlos neu angeordnet werden können. In der Layoutansicht können Sie außerdem ein Feld entfernen oder Formatierungen hinzufügen. Die Entwurfsansicht ist weiterhin für detailliertere Arbeitsschritte verfügbar und unterstützt nun ebenfalls Layouts.
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Gestapelte und tabellarische Layouts
Formulare und Berichte enthalten oft tabellarische Informationen, wie z. B. eine Spalte mit Kundennamen, oder eine Zeile mit allen Feldern für einen Kunden. In Office Access 2007 können Sie diese Steuerelemente zu einem Layout zusammenfassen, das auf einfache Weise als Ganzes bearbeitet werden kann, einschließlich der Beschriftung. Da Sie Steuerelemente aus verschiedenen Bereichen auswählen können, wie z. B. die Beschriftung in der Bereichskopfzeile oder Bereichsfußzeile, verfügen Sie über beträchtliche Flexibilität. Folgendes ist problemlos möglich:
- Ein Layout verschieben oder dessen Größe ändern. Verschieben Sie z. B. eine Spalte nach links oder rechts.
- Ein Layout formatieren. Formatieren Sie z. B. eine Kundennamenspalte fett, um sie hervorzuheben.
- Einem Layout eine Spalte (ein Feld) hinzufügen.
- Eine Spalte (ein Feld) aus einem Layout löschen.
Layouts werden zusammen mit dem Entwurf gespeichert und sind weiterhin verfügbar.
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Automatischer Kalender für die Datumsauswahl
Felder und Steuerelemente, die den Datentyp Datum/Zeit verwenden, erhalten automatisch ein neues Feature, nämlich die Unterstützung eines integrierten interaktiven Kalenders für die Datumsauswahl. Die Kalenderschaltfläche wird automatisch rechts vom Datum angezeigt. Sie möchten das Datum für nächsten Freitag wissen? Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche. Der Kalender wird automatisch angezeigt, damit Sie das Datum suchen und auswählen können. Der Kalender kann für ein Feld oder ein Steuerelement mithilfe einer Eigenschaft optional deaktiviert werden.
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Rich-Text in Memo-Feldern
Durch die neue Rich-Text-Unterstützung in Office Access 2007 gibt es keine Beschränkung mehr auf Nur-Text. Sie können Formatierungen auf Text anwenden, wie z. B. Fett- oder Kursivformatierung, andere Schriftarten und Farben auswählen, sowie weitere gängige Formatierungsoptionen anwenden und den Text in der Datenbank speichern. Text im Rich-Text-Format wird in einem Feld vom Datentyp Memo in einem HTML-basierten Format gespeichert, das mit dem Rich-Text-Datentyp in Windows SharePoint Services kompatibel ist. Sie legen die neue Textformat-Eigenschaft auf Rich-Text oder NurText fest, und die Informationen werden dann in Textfeld-Steuerelementen und in der Datenblattansicht entsprechend formatiert.
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Schnelleres Erstellen mithilfe der Registerkarte "Erstellen"
Die Registerkarte Erstellen in der Multifunktionsleiste ist der neue zentrale Ausgangspunkt zum Hinzufügen neuer Objekte. Hier erstellen Sie auf schnelle Weise neue Formulare, Berichte, Tabellen, SharePoint-Listen, Abfragen, Makros, Module usw. Beim Erstellungsvorgang wird das aktive Objekt berücksichtigt. Wenn also eine Tabelle geöffnet ist, können Sie ein neues Formular basierend auf dieser Tabelle mit lediglich zwei Mausklicks erstellen. Die neuen Formulare und Berichte sind optisch ansprechender und sofort einsetzbar, weil der zugrunde liegende Entwurf aktualisiert wurde. Beispielsweise erhalten automatisch generierte Formulare und Berichte ein professionelles Aussehen mit Kopfzeilen, die ein Logo, einen Titel und für Berichte das Datum und die Uhrzeit enthalten. Ganz zu schweigen von informativen Fußzeilen und Summen.
Sie werden feststellen, dass Sie bei Objekten, die Sie mithilfe der neuen Schnellerstellungsfunktionen erstellen, mit weniger Aufwand schneller zum Ziel gelangen.
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Schnelles Erstellen von Tabellen mithilfe der verbesserten Datenblattansicht
Das Erstellen von Tabellen ist nun einfacher. Klicken Sie einfach auf der Registerkarte Erstellen auf Tabelle, und beginnen Sie in der verbesserten Datenblattansicht mit der Eingabe von Daten. In Office Access 2007 wird automatisch der Datentyp bestimmt, damit Sie beim Arbeiten nicht behindert werden. Mit der neuen Spalte Neues Feld hinzufügen ist offensichtlich, wo Sie auf einfache Weise ein Feld hinzufügen können. Wenn Sie den Datentyp oder das Anzeigeformat ändern müssen, verwenden Sie einfach die Multifunktionsleiste. Sie können sogar Excel-Tabellen in ein neues Datenblatt einfügen. In Office Access 2007 werden automatisch alle Felder erstellt und die Datentypen erkannt.
Die Spalte "Neues Feld hinzufügen"
Sie müssen der Tabelle für die Bestellungen ein Kunden-ID-Feld hinzufügen? Ziehen Sie einfach ein Feld aus dem neuen Bereich Feldliste auf das Datenblatt, um ein Feld aus einer anderen Tabelle hinzuzufügen. Access erstellt dann automatisch alle erforderlichen Beziehungen oder zeigt während des Vorgangs entsprechende Aufforderungen an.
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Summenzeile in Datenblättern
Neu in der Datenblattansicht ist eine Summenzeile, in der Sie eine Summe, eine Anzahl, einen Mittelwert, ein Maximum, ein Minimum, eine Standardabweichung oder eine Varianz hinzufügen können. Zum Auswählen zeigen Sie mit der Maus und klicken auf die gewünschte Option.
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Feldvorlagen zum Erstellen neuer Felder
Sie verschwenden viel Zeit mit dem Entwerfen von Feldern? Schauen Sie sich einmal den neuen Feldvorlagenbereich an. Eine Feldvorlage ist ein Entwurf für ein Feld, einschließlich Name, Datentyp, Länge und automatisch vervollständigten Eigenschaften. Sie können die benötigten Felder auf das Datenblatt ziehen. Feldvorlagen sind XSD-basiert. Sie können deshalb Standarddefinitionen für die gemeinsame Verwendung in Ihrer Abteilung oder Arbeitsgruppe einrichten.
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Aufgabenbereich "Feldliste"
Der neue Bereich Feldliste geht über die Feldauswahl aus früheren Versionen von Access hinaus, da Felder aus anderen Tabellen eingeschlossen sind. Sie können Felder aus der Tabelle in der Datensatzquelle, verwandten Tabellen oder nicht verwandten Tabellen in der Datenbank per Drag und Drop einfügen. Office Access 2007 erstellt die erforderliche Infrastruktur auf intelligente Weise. Wenn demnach eine Beziehung zwischen Tabellen erforderlich ist, wird diese automatisch erstellt, oder während des Vorgangs werden entsprechende Aufforderungen angezeigt.
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Geteilte Formulare
Verwenden Sie das neue geteilte Formular zum Erstellen eines Formulars, das eine Datenblattansicht und eine Formularansicht kombiniert. Sie können eine Eigenschaft festlegen, um Access anzuweisen, ob das Datenblatt oben, unten, links oder rechts platziert werden soll.
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Mehrwertige Felder
Sie können ein Feld erstellen, das mehrere Werte enthält. Angenommen, Sie möchten eine Liste von Kategorien speichern, denen Sie ein Element zugewiesen haben. In den meisten Datenbank-Managementsystemen und in früheren Versionen von Access müssen Sie eine m:n-Beziehung modellieren, damit dieser Vorgang ordnungsgemäß ausgeführt wird. In Office Access 2007 wird für Sie der schwierigste Teil erledigt, wenn Sie ein mehrwertiges Feld auswählen. Mehrwertige Felder sind besonders geeignet, wenn Sie Office Access 2007 für eine SharePoint-Liste benutzen, die einen der in Windows SharePoint Services verwendeten mehrwertigen Feldtypen enthält. Office Access 2007 ist mit diesen Datentypen kompatibel.
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Datentyp "Anlage" zum Speichern von Bildern, Grafiken, Office-Dateien oder einem beliebigen Dateityp
Mit dem neuen Datentyp Anlage können Sie auf einfache Weise alle Arten von Dokumenten und binären Dateien in Ihrer Datenbank speichern, ohne die Datenbank unnötig aufzublähen. Anlagen werden automatisch komprimiert, wenn sich dadurch der Speicherplatz optimieren lässt. Müssen Sie ein Microsoft Office Word 2007-Dokument an einen Datensatz anfügen? Möchten Sie eine Reihe von Digitalbildern in der Datenbank speichern? Anlagen vereinfachen diese Aufgaben erheblich. Sie können sogar mehrere Anlagen an einen einzigen Datensatz anfügen.
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Verwenden einer alternativen Hintergrundfarbe
Datenblätter, Berichte und Endlosformulare unterstützen eine neue alternative Hintergrundfarbe, die Sie unabhängig von der regulären Hintergrundfarbe festlegen können. Das Schattieren jeder zweiten Zeile ist einfach und Sie können eine beliebige Farbe auswählen.
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Navigationsbereich
Der neue Navigationsbereich ermöglicht den einfachen Zugriff auf alle Ihre Objekte und ersetzt das Datenbankfenster. Organisieren Sie Ihre Objekte nach dem Objekttyp, dem Erstellungsdatum, dem Änderungsdatum, der verwandten Tabelle (basierend auf Objektabhängigkeiten) oder in benutzerdefinierten Gruppen, die Sie erstellen. Sie benötigen mehr Speicherplatz zum Bearbeiten des Formularentwurfs? Der Navigationsbereich wird an der linken Seite angedockt und kann problemlos reduziert werden, damit er wenig Platz benötigt, aber weiterhin verfügbar bleibt.
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Eingebettete Makros
Verwenden Sie die neuen vertrauenswürdigen, eingebetteten Makros, damit Sie keinen Code schreiben müssen. Ein eingebettetes Makro wird in einer Eigenschaft gespeichert und ist Teil des zugehörigen Objekts. Sie können den Entwurf eines eingebetteten Makros ändern, ohne sich um andere Steuerelemente, die möglicherweise dieses Makro verwenden, kümmern zu müssen – jedes Makro ist eigenständig. Eingebettete Makros sind vertrauenswürdig, weil sie automatisch am Ausführen bestimmter potenziell unsicherer Vorgänge gehindert werden.
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Verbesserte Hilfeanzeige
Im Gegensatz zu früheren Versionen von Access bietet Office Access 2007 im selben Hilfefenster einfachen Zugriff auf Endbenutzerhilfe und Entwicklerhilfe. Die neue Hilfe wurde als Reaktion auf Benutzerfeedback umgestaltet. Sie können auf Wunsch die Suche problemlos auf die Entwicklerhilfe beschränken, und der gesamte Inhalt der Endbenutzer- und Entwicklerhilfe ist auf Office Online verfügbar.
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Effektives gemeinsames Nutzen nachverfolgter Informationen mit anderen Benutzern
Sammeln und Aktualisieren von Daten mithilfe von Microsoft Office Outlook 2007
Verschieben der Datenbank auf eine SharePoint-Website
Integration in SharePoint-Workflow
Verbesserte Leistung für mit SharePoint-Listen verknüpfte Tabellen
1:1-Zuordnung zu Windows SharePoint Services-Datentypen
Offlineschalten von SharePoint-Listen mit Access
Exportieren in das PDF- und XPS-Format
Verbesserte Import- und Exportfunktion
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Mit Office Access 2007 können Sie auf einfache und sichere Weise Informationen sammeln und freigeben. Sie können mithilfe von Access und Windows SharePoint Services Datenbankanwendungen für die Zusammenarbeit erstellen. Informationen können in Listen auf einer SharePoint-Website gespeichert und über verknüpfte Tabellen in einer Access-Datenbank aufgerufen werden. Sie können aber auch die gesamte Access-Datei auf der SharePoint-Website speichern.
Sammeln und Aktualisieren von Daten mithilfe von Microsoft Office Outlook 2007
Mit dem neuen Datensammlungsfeature kann Office Access 2007 automatisch ein Microsoft Office InfoPath 2007- oder HTML-Formular erstellen und in den Textkörper einer E-Mail-Nachricht einbetten. Anschließend können Sie diese an Empfänger senden, die Sie in Ihren Outlook-Kontakten oder in Ihrer Access-Datenbank auswählen. Sie wählen aus, ob Sie neue Informationen sammeln oder vorhandene Informationen aktualisieren möchten. Die Empfänger vervollständigen dann das Formular und schicken es zurück. Office Outlook 2007 erkennt die eingehenden Formulare und lässt Sie die Daten in Ihrer Office Access 2007-Datenbank automatisch speichern – es ist keine erneute Dateneingabe erforderlich.
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Verschieben der Datenbank auf eine SharePoint-Website
Ihre eigenständige Datenbank können Sie auf einfache Weise in eine freigegebene Windows SharePoint Services-Lösung ändern, die mit SharePoint-Listen verknüpfte Access-Tabellen verwendet. Der Assistent zum Verschieben von Daten und zum Verknüpfen mit der SharePoint-Website ist intelligent. Mit ihm werden Primärschlüssel und Beziehungen automatisch auf sinnvolle Weise migriert.
Zu den unmittelbaren Vorteilen einer freigegebenen Windows SharePoint Services-Lösung zählen der gemeinsame browserbasierter Zugriff, die zentrale Sicherung, die auf der SharePoint-Website basierten Datenbankbereitstellung sowie alle Vorteile durch die Verwendung eines leistungsfähigen, Access-basierten Clients in einer serverbasierten Lösung. IT-Abteilungen erhalten ein Maß an Vorhersagbarkeit und Kontrolle, indem der Datenbankzugriff über die SharePoint-Website erfolgt. Die Benutzer können E-Mail-Benachrichtigungen abonnieren, wenn Datensätze in einer SharePoint-Liste hinzugefügt, gelöscht oder geändert werden.
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Integration in Windows SharePoint Services-Workflow
Office Access 2007 unterstützt Workflows mithilfe der Windows-Workflowdienste in Windows SharePoint Services. Sie können z. B. Lösungen erstellen, die die Workflowweiterleitung und -genehmigung verwenden, Aufgaben automatisch anderen Benutzern zuweisen, den Projektstatus melden und sicherstellen, dass Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden.
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Verbesserte Leistung für mit SharePoint-Listen verknüpfte Tabellen
Optimierungen, die an der internen Verarbeitung von Tabellen vorgenommen wurden, die mit SharePoint-Listen verknüpft sind, ermöglichen ein schnelleres und problemloseres Handling.
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1:1-Zuordnung zu Windows SharePoint Services-Datentypen
Durch die neue Unterstützung von mehrwertigen Feldern und Anlagen werden in Office Access 2007 nun alle Datentypen in Windows SharePoint Services unterstützt. Das Entwerfen und Erstellen von freigegebenen Windows SharePoint Services-Anwendungen wird dadurch wesentlich einfacher.
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Offline schalten von SharePoint-Listen mit Access
Sie müssen einen Teil der Arbeit mit nach Hause nehmen? Sie können Ihre SharePoint-Listen in Office Access 2007 mit einem einzigen Mausklick offline schalten. Bearbeiten Sie die Daten in Access, und synchronisieren Sie dann die Änderungen, oder stellen Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Verbindung mit der SharePoint-Website her.
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Exportieren in das PDF- und XPS-Format
Nun können Sie Daten in die Formate PDF (Portable Document Format) oder XPS (XML Paper Specification) zum Drucken, Senden und für die E-Mail-Verteilung exportieren. Durch das Exportieren eines Formulars, Berichts oder Datenblatts in eine PDF- oder XPS-Datei können Sie Informationen in einem auf einfache Weise verteilten Formular aufzeichnen, das alle Formatierungsmerkmale enthält. Es ist jedoch nicht erforderlich, dass andere Benutzer Access auf ihren Computern installiert haben, um die exportierten Informationen zu drucken oder zu überprüfen. Sie können in eine PDF- oder XPS-Datei aus Office Access 2007 erst exportieren, nachdem Sie das Add-In installiert haben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützung von anderen Dateiformaten wie PDF und XPS.
Im Folgenden erhalten Sie einige Informationen über die Dateiformate:
- PDF (Portable Document Format) PDF ist ein elektronisches Dateiformat mit einem festen Layout, das die Dokumentformatierung beibehält und eine Dateifreigabe ermöglicht. Mit dem PDF-Format wird sichergestellt, dass die Datei in der Online- oder Druckansicht genau das beabsichtigte Format beibehält und dass die Daten in der Datei nicht problemlos kopiert oder geändert werden können. Das PDF-Format ist auch nützlich für Dokumente, die mithilfe kommerzieller Druckmethoden reproduziert werden.
- XPS (XML Paper Specification) XPS ist ein elektronisches Dateiformat, mit dem die Dokumentformatierung beibehalten und die Dateifreigabe ermöglicht wird. Mit dem XPS-Format wird sichergestellt, dass die Datei in der Online- oder Druckansicht genau das beabsichtigte Format beibehält und dass die Daten in der Datei nicht problemlos kopiert oder geändert werden können.
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Verbesserte Import- und Exportfunktion
Neue Features in Office Access 2007 vereinfachen das Importieren und Exportieren von Daten. Sie können einen Import- oder Exportvorgang speichern und dann den gespeicherten Vorgang wiederverwenden, wenn Sie dieselbe Aufgabe ausführen müssen. Mit dem Import-Assistenten für Kalkulationstabellen können Sie den von Access ausgewählten Datentyp außer Kraft setzen und die neuen Dateiformate von Office Excel 2007 zum Importieren, Exportieren und Verknüpfen verwenden.
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Berichtsansicht und Layoutansicht
Gruppier-, Sortier- und Summenfeatures
Verbessertes Erscheinungsbild automatisch erstellter Berichte
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Sie können komplexen Informationen Sinn verleihen, indem Sie interaktiv sinnvolle Berichte erstellen.
Berichtsansicht und Layoutansicht
Mithilfe zweier neuer Ansichten können Sie interaktiv mit Berichten arbeiten. Die neue Berichtsansicht ermöglicht eine aussagekräftige, präzise Darstellung von Berichten, ohne dass diese gedruckt oder in der Vorschau angezeigt werden müssen. Um Details zu bestimmten Datensätzen zu erhalten, verwenden Sie das Filterfeature, oder suchen Sie mithilfe eines Suchvorgangs nach passendem Text. Mit dem Kopierbefehl erfassen Sie Text für Kopier- und Einfügevorgänge mithilfe der Zwischenablage, oder klicken Sie auf die aktiven Hyperlinks in Ihrem Bericht, um im Browser einen Hyperlink zu verfolgen.
Die Berichtsansicht ermöglicht das Browsen, aber mit der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen während des Browsens vornehmen. Auf diese Weise können Sie häufig verwendete Entwurfsänderungen ausführen, während Sie einen Livebericht anzeigen. Beispielsweise können Sie ein Feld hinzufügen, indem Sie dieses aus dem neuen Bereich Feldliste ziehen, oder aber Eigenschaften mithilfe des Eigenschaftenblatts ändern. Die Layoutansicht unterstützt die neuen gestapelten und tabellarischen Layouts – Steuerelementgruppen, die Sie als Ganzes bearbeiten können, damit Felder, Spalten, Zeilen oder ganze Layouts problemlos neu angeordnet werden können. In der Layoutansicht können Sie außerdem ein Feld entfernen oder Formatierungen hinzufügen. Die Entwurfsansicht ist weiterhin für detailliertere Arbeitsschritte verfügbar und unterstützt nun ebenfalls Layouts.
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Gruppier-, Sortier- und Summenfeatures
In Office Access 2007 wurde das Gruppieren und Sortieren in Berichten und das Hinzufügen von Summen optimiert und vereinfacht. Die neue Benutzeroberfläche ist einfacher zu navigieren und zu verstehen, und wenn sie mit der neuen Layoutansicht verwendet wird, sind die Auswirkungen Ihrer Änderungen sofort erkennbar.
Müssen Sie Gesamtumsätze nach Region in einem Bericht anzeigen? Verwenden Sie die Layoutansicht und den neuen Gruppierungsbereich, um eine Gruppenebene hinzuzufügen und eine Summe anzufordern – und die Änderungen sofort im Bericht zu sehen! Mit der neuen Dropdownliste Summen können Sie dem Berichtskopf oder -fuß auf einfache Weise eine Summe, einen Mittelwert, eine Anzahl, ein Maximum oder ein Minimum hinzuzufügen. Für einfache Summen muss nicht mehr manuell ein berechnetes Feld erstellt werden. Nun zeigen Sie einfach mit der Maus und klicken.
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Verbessertes Erscheinungsbild automatisch erstellter Berichte
Mit dem neuen Schnellerstellungsfeature werden automatisch Berichte mit einem professionellen Erscheinungsbild mit Kopfzeilen generiert, die ein Logo, einen Titel, Datum und Uhrzeit sowie informative Fußzeilen und Summen enthalten.
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Revisionsnachverfolgung mithilfe von Windows SharePoint Services
Berechtigungseinstellung mithilfe von Windows SharePoint Services
Abrufen aus dem Papierkorb mithilfe von Windows SharePoint Services
Öffnen von Access-Formularen und -Berichten in Windows SharePoint Services
Verlaufsnachverfolgung für Memo-Felder
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Die erweiterten Sicherheitsfeatures von Office Access 2007 und die umfassende Integration in Windows SharePoint Services ermöglichen eine effektivere Verwaltung und Absicherung der Informationen von Nachverfolgungsanwendungen. Durch das Speichern der Informationen von Nachverfolgungsanwendungen in Listen in Windows SharePoint Services können Sie den Revisionsverlauf überwachen, gelöschte Informationen wiederherstellen und Datenzugriffsberechtigungen festlegen.
Erweiterte Sicherheit
Um die Sicherheit von Office Access 2007 zu erhöhen und die Konsistenz mit anderen 2007 Office Release-Produkten zu wahren, enthält Office Access 2007 neue und verbesserte Sicherheitsfeatures. Einheitliche Vertrauensentscheidungen sind in das Microsoft Office-Vertrauensstellungscenter integriert. Mit vertrauenswürdigen Speicherorten kann auf einfache Weise allen Datenbanken in sicheren Ordnern vertraut werden. Sie können eine Office Access 2007-Anwendung mit deaktiviertem Code oder deaktivierten Makros laden, um eine sicherere Umgebung im geschützten Modus bereitzustellen. Vertrauenswürdige Makros werden im geschützten Modus ausgeführt.
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Revisionsnachverfolgung mithilfe von Windows SharePoint Services
Mithilfe von Windows SharePoint Services können Sie den Revisionsverlauf auf Datensatzebene anzeigen. Sie möchten wissen, wer eine Zeile geändert hat oder wann sie geändert wurde? Wenn Sie den Revisionsverlauf anzeigen, können Sie dies feststellen.
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Berechtigungseinstellung mithilfe von Windows SharePoint Services
Legen Sie Zugriffsberechtigungen für SharePoint-Listen mithilfe von Windows SharePoint Services fest. Sie können selektiv bestimmten Benutzern den Zugriff gestatten oder verweigern. Sie können begrenzte Leseberechtigungen oder vollständige Bearbeitungsrechte zuweisen.
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Abrufen aus dem Papierkorb mithilfe von Windows SharePoint Services
Mit dem neuen Papierkorb in Windows SharePoint Services 3.0 können Sie auf einfache Weise gelöschte Datensätze anzeigen und Informationen wiederherstellen, die versehentlich gelöscht wurden.
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Öffnen von Access-Formularen und -Berichten in Windows SharePoint Services
Benutzer von Windows SharePoint Services können Listen in Access-Ansichten direkt von einer SharePoint-Website öffnen. Formulare, Berichte und Datenblätter von Office Access 2007 können zusammen mit anderen Ansichten auf einer SharePoint-Website angezeigt werden. Wenn Sie eine Access-Ansicht auswählen, wird Office Access 2007 gestartet und das angeforderte Formular, der angeforderte Bericht oder das angeforderte Datenblatt wird geöffnet. Auf diese Weise können Sie auf einfache Weise einen umfassenden Office Access 2007-Bericht auf einer SharePoint-Website ausführen, ohne zuvor Office Access 2007 starten zu müssen. Außerdem können Sie eine Liste in Access öffnen. Falls keine Datenbank vorhanden ist, wird sie automatisch erstellt und mit Formularen und Berichten basierend auf Ihrer Liste gefüllt.
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Verlaufsnachverfolgung für Memo-Felder
Memo-Felder sind hilfreich zum Speichern großer Datenmengen. Ab Office Access 2007 können Sie eine Eigenschaft festlegen, mit der Access angewiesen wird, ein Verlaufsprotokoll aller Änderungen an einem Memo-Feld zu speichern. Anschließend können Sie den Verlauf dieser Änderungen anzeigen. Mit diesem Feature wird auch das Nachverfolgungsfeature in Windows SharePoint Services unterstützt, sodass Sie auch mit Access den Verlauf des SharePoint-Listeninhalts anzeigen können.
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Office-Diagnose
Microsoft Office-Diagnose umfasst eine Reihe von Diagnosetests, mit denen Sie erkennen können, warum Ihr Computer abstürzt. Mithilfe der Diagnosetests können einige Probleme direkt gelöst und Wege gefunden werden, mit denen Sie andere Probleme lösen können. Microsoft Office-Diagnose ersetzt die folgenden Microsoft Office 2003-Features: Erkennen und Reparieren sowie Microsoft Office-Anwendungswiederherstellung.
Weitere Informationen finden Sie unter Diagnostizieren und Reparieren von abstürzenden Office-Programmen mithilfe von Office-Diagnose.
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Korrekturhilfen
Folgende Features der Rechtschreibprüfung sind neu:
- Die Rechtschreibprüfung wurde über die 2007 Microsoft Office
System-Programme hinweg konsistenter gestaltet. Zu den Beispielen dieser
Änderung gehören:
- Einige Optionen der Rechtschreibprüfung stehen jetzt global zur Verfügung. Wenn Sie eine dieser Optionen in einem Office-Programm ändern, wird diese Option auch in allen anderen Office-Programmen geändert. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Funktionsweise der Rechtschreib- und Grammatikprüfung.
- Es werden nicht nur dieselben benutzerdefinierten Wörterbücher gemeinsam genutzt, sondern sie können auch mit demselben Dialogfeld verwaltet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von benutzerdefinierten Wörterbüchern zum Hinzufügen von Wörtern zur Rechtschreibprüfung.
- Die 2007 Microsoft Office System-Rechtschreibprüfung enthält das neue französische Wörterbuch. In Microsoft Office 2003 war das ein Add-In, das separat installiert werden musste. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Funktionsweise der Rechtschreib- und Grammatikprüfung.
- Es wird automatisch ein Ausschlusswörterbuch für eine Sprache erstellt, wenn diese Sprache zum ersten Mal verwendet wird. Mit Ausschlusswörterbüchern können Sie die Rechtschreibprüfung zur Kennzeichnung von Wörtern zwingen, deren Verwendung verhindert werden soll. Sie sind praktisch, wenn Wörter vermieden werden sollen, die obszön sind oder nicht den Stilvorgaben entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Ausschlusswörterbüchern zum Festlegen einer bevorzugten Schreibweise eines Worts.
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