Abfragen

Sie verwenden Abfragen, um Daten auf mehrere Arten anzuzeigen, zu ändern und zu analysieren.
Sie können sie auch als Datenherkunft für Formulare und Berichte verwenden.
Mit Abfragen kann man auch Tabellen erstellen oder diese als Datenzugriffseite abspeichern.

Auswahlabfrage Der häufigste Abfragetyp ist eine Auswahlabfrage. Eine Auswahlabfrage liest Daten aus einer oder mehreren Tabellen unter Berücksichtigung der von Ihnen angegebenen Kriterien und zeigt sie in der gewünschten Reihenfolge an.

Erstellen der Abfrage Eine Parameterabfrage zeigt ein oder mehrere vordefinierte Dialogfelder mit der Aufforderung zur Eingabe der Parameterwerte (Kriterien) an. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Dialogfeld erstellen, das den Benutzer auffordert, die Parameter für die Abfrage einzugeben. Erstellen Sie eine Auswahl- oder Kreuztabellenabfrage. Ziehen Sie in der Abfrageentwurfsansicht die Felder aus der Feldliste in den Abfrage-Entwurfsbereich. Geben Sie für jedes Feld, für das Sie Parameter verwenden möchten, in der Zelle Kriterien eine Eingabeaufforderung in eckigen Klammern ein. Microsoft Access zeigt diese Eingabeaufforderung beim Ausführen der Abfrage an. Der Text der Eingabeaufforderung muss sich vom Feldnamen unterscheiden, kann diesen jedoch beinhalten. Sie können für ein Feld, das das Datum anzeigt, die Eingabeaufforderungen "Geben Sie das Anfangsdatum ein:" und "Geben Sie das Enddatum ein:" zum Angeben eines Wertebereichs anzeigen. Geben Sie in die Zeile Kriterien dieses Feldes "Zwischen [Geben Sie das Anfangsdatum ein:] Und [Geben Sie das Enddatum ein:]" ein.

Kreuztabellenabfrage Kreuztabellenabfragen berechnen eine Summe, einen Durchschnitt, eine Anzahl oder eine andere Funktion für Daten, die nach zwei Informationstypen gruppiert sind: entlang der linken Seite des Datenblatts und entlang der oberen Seite.

Aktionsabfragen * Löschabfragen Dieser Abfragetyp löscht eine Gruppe von Datensätzen aus einer oder mehreren Tabellen . Sie können mit einer Löschabfrage z. B. Auslaufartikel löschen oder Artikel, für die keine Bestellungen vorliegen. Löschabfragen löschen immer vollständige Datensätze, nicht die in Datensätzen markierten Felder. * Aktualisierungsabfragen Dieser Abfragetyp führt globale Änderungen an Gruppen von Datensätzen in einer oder mehreren Tabellen durch. Sie können z. B. die Preise aller Molkereiprodukte um 10 % oder alle Gehälter für Mitarbeiter in einer bestimmten Kategorie um 5 % erhöhen. Mit einer Aktualisierungsabfrage können Sie Daten in vorhandenen Tabellen ändern. * Anfügeabfragen Dieser Abfragetyp fügt eine Gruppe von Datensätzen aus einer oder mehreren Tabellen am Ende einer anderen Tabelle oder mehrerer Tabellen an. Wenn Sie z. B. einige neue Kunden anwerben und eine Datenbank mit einer Tabelle erhalten, die Informationen zu diesen Kunden enthält, brauchen Sie diese Informationen nicht neu einzugeben. Sie können sie der Tabelle Kunden anfügen. Mit Anfügeabfragen können Sie die folgenden Aufgaben erleichtern: Anfügen von Feldern, die auf Kriterien basieren. Sie können z. B. nur die Namen und Adressen der Kunden mit noch offenen Bestellungen anfügen. Anhängen von Datensätzen, wenn einige der Felder einer Tabelle in einer anderen Tabelle nicht existieren. Die Tabelle Kunden aus der Beispieldatenbank Nordwind enthält z. B. 11 Felder. Wenn Sie nun Datensätze aus einer anderen Tabelle anfügen möchten, deren Felder mit 9 der 11 Felder der Tabelle Kunden identisch sind, werden die Daten der identischen Felder unter Verwendung der Anfügeabfrage eingefügt und die anderen Felder ignoriert. * Tabellenerstellungsabfragen Dieser Abfragetyp erstellt eine Tabelle aus allen oder einem Teil der Daten in einer oder mehreren Tabellen. Mit Tabellenerstellungsabfragen können Sie die folgenden Aufgaben erleichtern: Erstellen einer Tabelle zum Exportieren in andere Microsoft Access-Datenbanken. Sie können z. B. eine Tabelle erstellen, die mehrere Felder aus der Tabelle Personal enthält, und diese dann in eine Datenbank exportieren, die von der Personalabteilung verwendet wird. Erstellen von Datenzugriffsseiten , die Daten ab einem bestimmten Zeitpunkt anzeigen. Wenn Sie am 15. Mai 01 eine Datenzugriffsseite anzeigen möchten, die die Umsätze des 1. Quartals anzeigt, die auf den Daten basieren, die sich am 1. April 01 um 9:00 Uhr in den zugrunde liegenden Tabellen befanden, extrahiert eine Datenzugriffsseite, die auf einer Abfrage oder SQL-Anweisung basiert, stets die aktuellsten Daten aus der Tabelle (vom 15. Mai 01), nicht die Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Um die Daten so zu erhalten, wie sie am 1. April 01 um 9:00 Uhr vorliegen, erstellen Sie zu diesem Zeitpunkt eine Tabellenerstellungsabfrage, die die benötigten Datensätze abruft und diese in einer neuen Tabelle speichert. Verwenden Sie anschliessend die neue Tabelle an Stelle einer Abfrage als Basis für die Datenzugriffsseite. Erstellen einer Sicherungskopie einer Tabelle . Erstellen einer Protokolltabelle, die alte Datensätze enthält. Sie können z. B. eine Tabelle erstellen, die alle alten Bestellungen enthält, bevor Sie sie aus der aktuellen Tabelle Bestellungen löschen. Optimieren der Leistung von Formularen , Berichten und Datenzugriffsseiten , die auf Abfragen auf der Grundlage mehrerer Tabellen oder auf SQL-Anweisungen basieren. Angenommen, Sie möchten mehrere Berichte drucken, die auf einer Abfrage beruhen, die auf fünf Tabellen basiert und Summen enthält. Um diesen Vorgang zu beschleunigen, erstellen Sie zunächst eine Tabellenerstellungsabfrage, die die benötigten Datensätze abruft und in einer Tabelle speichert. Anschliessend können Sie die Berichte auf diese Tabelle basieren oder die Tabelle in einer SQL-Anweisung als Datenherkunft für ein Formular, Bericht oder eine Datenzugriffsseite festlegen. Somit müssen Sie die Abfrage nicht für jeden Bericht erneut ausführen. Die Daten in der Tabelle bleiben jedoch auf dem Stand, auf dem sie beim Ausführen der Tabellenerstellungsabfrage waren.