Tabellen

Tabellen bilden die Grundlagen einer jeden Datenbank. Jede Datenbank gibt nur soviel her, wie sie an Datenfülle aufweist.
Man unterscheidet dabei zwischen den relativ statischen oder auch Grunddaten und den relativ flexiblen oder auch ständig wechselnden Daten.
Beispiel Anlagenverwaltung: Alle anlagenbezogenen Daten die das Potential der Bewirtschaftung bilden, sowie das Personal verändern sich ja nicht ständig. Sie werden als relativ statisch angesehen.
Die Bewirtschaftung dieser Anlagen jedoch ist ja sehr variabel. Je nach Kundenwunsch und Arbeitsorganisation wechseln ja eigentlich täglich die Arbeiten. Die Aufnahme dieser Daten muss also sehr flexibel aber dennoch übersichtlich erfolgen.
Um alles unter einen Hut zu bekommen und dabei so wenig wie möglich Aufwand zu haben, bedarf es eines gut durchdachten Konzeptes zur Erfassung und Verwaltung der Daten.
Man legt also mehrere verschiedene Tabellen an und überlegt sich danach die Beziehungen der Tabellen untereinander.

Entwurfsansicht In der Entwurfsansicht der Tabelle werden als Feldname die Spaltenüberschriften festgelegt. Die Eigenschaften einer jeden Spalte ( Format und Speichergrösse ) werden in der Eigenschaftenbox des jeweiligen Felddatentyps ( Text, Zahl, Ja/Nein, ... ) dieser Ansicht bestimmt. Dies bedeutet das alle Daten der verschiedenen Datensätze, die in der selben Spalte stehen, auch 100 %ig die selben Eigenschaften besitzen. Ein Datensatz ist also die gesamte Zeile in der Tabelle.

Datenblattansicht In der Datenblattansicht können Sie einer Tabelle Daten hinzufügen, Daten bearbeiten, ansehen oder auf eine andere Weise mit ihnen arbeiten. Darüber hinaus können Sie Datensätze aus Tabellen, die mit der aktuellen Tabelle zusammenhängen, anzeigen, indem Sie Unterdatenblätter innerhalb des Hauptdatenblattes anzeigen. Mit gewissen Einschränkungen können Sie mit den Daten in Unterdatenblättern in vielerlei Hinsicht genauso wie mit Daten im Hauptdatenblatt arbeiten. Möchten Sie bereits in der Tabelle die Daten sortieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Index , dann erscheint ein Fenster : Tragen Sie die Felder nach denen Sie sortieren möchten in dieser Art und Weise in die Felder dieses Fensters ein und vergessen Sie nicht, den Index zu benennen. Beim nächsten Öffnen der Tabelle werden Ihre Daten dann sortiert sein.

Verknüpfungen Eine Tabelle ist eine Sammlung von Daten zu einem bestimmten Thema, wie z.B. Artikel oder Lieferanten. Wenn Sie für jedes Thema eine separate Tabelle verwenden, vermeiden Sie doppelte Daten. Die Datensicherung wird dadurch effizienter, und Fehler bei der Eingabe werden reduziert. Dabei werden gleiche Daten in verschiedenen Tabellen so verknüpft, dass über diese Verknüpfung zusammengehörige Daten in Formularen oder Berichten angezeigt werden können. Siehe BEZIEHUNGEN .

Fazit Entwerfen Sie Tabellen ohne redundante ( doppelte ) Daten . Ein durchdachter Datenbankentwurf ist Voraussetzung für schnelle Datenabrufe und -aktualisierungen . Wenn bestehende Tabellen redundante Daten enthalten, können Sie den Tabellenanalyse-Assistenten verwenden, um Ihre Tabellen in verknüpfte Tabellen zu teilen und damit Ihre Daten effizienter zu speichern. Wählen Sie geeignete Datentypen für die Felder. Sie können Speicherplatz in Ihrer Datenbank sparen und Verknüpfungsoperationen verbessern, indem Sie die passenden Datentypen für die Felder wählen. Wählen Sie beim Definieren eines Feldes den möglichst kleinen Datentyp oder die möglichst kleine Feldgrösse, die Sie für die Daten in dem Feld benötigen. Erstellen Sie Indizes für Felder, die sortiert, verknüpft oder für die Kriterien eingestellt werden. Sie erzielen wesentliche Verbesserungen der Geschwindigkeit von Abfragen , indem Sie die Felder auf beiden Seiten der Verknüpfungen indizieren, oder indem Sie eine Beziehung zwischen den Feldern definieren und alle Felder indizieren , die zum Einstellen von Kriterien für die Abfrage verwendet werden. Das Suchen von Datensätzen mit Hilfe des Dialogfelds Suchen funktioniert ebenfalls wesentlich schneller, wenn Sie in einem indizierten Feld suchen. Allerdings belegen diese Indizes natürlich auch Speicherplatz.